Drukowane faktury wciąż górą nad elektronicznymi

Dodano: 05.08.2014

Dziewięć lat temu wprowadzono możliwość wystawiania elektronicznych faktur. Niewątpliwie do ich zalet można zaliczyć to, iż są one ekologiczne, tańsze i prostsze do wysłania. Nasuwa się zatem pytanie, dlaczego pomimo tych wszystkich dogodności w Polsce nadal jedynie 10 proc. faktur jest elektroniczna?

Pomimo powolnego tempa informatyzacja państwa ciągle postępuje naprzód. Zmiany w tym zakresie umożliwiają przedsiębiorcom m.in. elektroniczne rozliczenia podatkowe czy e-faktury. Jednak wciąż z takich możliwości korzystają nieliczni.

Elektroniczne faktury jako pierwsze wprowadziły duże firmy tj. sprzedawcy energii czy operatorzy telekomunikacyjni. Dzięki temu mają spore oszczędności, nic więc dziwnego, że oferują swoim klientom faktury w postaci elektronicznej, dając przy tym rabaty.

W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw pojawiają się jednak wahania co do e-faktur.

Badania Millward Brown zrealizowane na zlecenie firmy Billbird pokazały, że mimo iż, osoby zajmujące są usatysfakcjonowane z używania e-faktur w warunkach prywatnych, to przy wykorzystaniu ich w życiu zawodowym mają już pewne obawy.

Jedną z przyczyn tego stanu rzeczy jest bagatelizowanie kosztów generowania papierowych faktur. A przecież nie dotyczy to tylko pracy polegającej na wpisaniu odpowiednich danych. Pod uwagę trzeba wziąć także koszty papieru, druku czy pracy ludzkiej, bo ktoś przecież musi udać się z tymi dokumentami na pocztę, zapłacić i nadać przesyłkę, a w tym czasie mógłby przecież zrobić coś konstruktywnego.

Według badań, przedsiębiorcy obawiają się też kontroli urzędnika z urzędu skarbowego, który zacznie weryfikować faktury. Jeszcze teraz kontroler postrzegany jest, jako osoba zbyt mało zaznajomiona z nowymi technologiami, dlatego przedsiębiorcy spodziewają się kłopotów. Warto jednak wiedzieć, że organy podatkowe sprawdzają coraz więcej zeznań elektronicznych, a od 2015 roku mają także wstępnie wypełniać PITy za obywateli. Kontrolerzy nie mogą znajdywać błędów w poprawnie wystawionej fakturze, niezależnie od tego czy jest ona elektroniczna czy papierowa.  A czym się one różnią? Otóż tylko tym, że papierowa jest wydrukowana. Podczas kontroli z urzędu skarbowego wszystko, co należy zrobić to tylko udostępnić naszą bazę danych z fakturami elektronicznymi.

W wielu firmach nadal wymagane jest, aby na fakturze była pieczęć i podpis. W dodatku wysyłane są do klienta dwie kopie dokumentu z prośbą o podpisanie jednej z nich i odesłanie. Jednak, zgodnie z prawem, ani podpis ani pieczęć nie są obowiązkowe. Takie autoryzowanie nie jest zakazane, ale powoduje wzrost kosztów, a bezpieczeństwo jest często pozorne.

Co prawda przy fakturach elektronicznych także występuje ryzyko. Zdarza się, że hakerzy wysyłają wiadomości mailowe ze słowem „ faktura” w tytule, a tak naprawdę w załączniku znajduje się groźny wirus. Takie zagrożenia można jednak ograniczać otwierając załączniki tylko od znajomych i wiarygodnych kontrahentów lub korzystając z platformy do faktur elektronicznych. Korzystanie z nich nie tylko zwiększa bezpieczeństwo wymiany dokumentacji z klientami, ale także pozwalają przejść na e-faktury praktycznie nie ponosząc żadnych kosztów. Ich zaletą jest posiadanie wbudowanych mechanizmów potwierdzających odbiór faktury przez kontrahenta, które mogą być wykorzystane przy ewentualnym sporze. Dodatkowo kolejnym przydatnym narzędziem są certyfikaty uwierzytelniające, które można zestawić z dokumentem wystawionym w formacie PDF z certyfikatem na stronie kontrahenta.

Ostatnim, ale niezwykle istotnym argumentem są względy ekologiczne. Warto wiedzieć, że kilka tysięcy mniej drukowanych faktur miesięcznie, to po prostu więcej żyjących drzew.

Joanna Walerowicz

plobank.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *